Ordnermerkmale
Mit den Ordnermerkmalen können Sie Objekteigenschaften (Schlüsselwörter, Autor usw.) auf Ordnerebene definieren und diese Informationen automatisch allen neuen PDF- oder MAX-Objekten zuweisen, die durch Scannen oder über DesktopDelivery in einem Ordner abgelegt werden. Gelangt ein PDF- oder MAX-Objekt auf einen anderen Weg in den betreffenden Ordner, werden ihm die Ordnermerkmale nicht zugewiesen.
Ordnermerkmale werden in einer Datei abgespeichert. Wenn Sie aus dem Kontextmenü eines Ordners den Befehl Ordnermerkmale wählen, werden Thema, Autor und Schlüsselwörter aus dieser Datei abgerufen und im Dialogfeld PaperPort – Scannen vorgeschlagen. Dieses Dialogfeld wird unmittelbar nach Ende des Scanvorgangs angezeigt, vorausgesetzt, Sie haben im Aufzeichnungsassistenten die Option Dokumentname und Merkmale ändern aktiviert. Sie können die vorgeschlagenen Eigenschaften hier ändern. Durch einen Klick auf OK werden die in der Datei gespeicherten ursprünglichen Eigenschaften mit den aktualisierten Eigenschaften überschrieben.
Tipp
Die Eigenschaften eines Objekts können jederzeit im Bereich Objekteigenschaften überprüft oder geändert werden.
Das Verhalten der Ordnermerkmale hängt von den folgenden drei Optionen ab:
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Automatisch Schlüsselwörter aus Ordnermerkmalen hinzufügen (Dialogfeld Einstellungen – Scanprofil / Registerkarte Ausgabe und Dialogfeld Ordnereigenschaften)
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Aufzeichnungsassistent anzeigen (Bereich Scannen oder Foto abrufen)
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Dokumentname und Merkmale ändern (Aufzeichnungsassistent)
Wenn alle drei Optionen AKTIVIERT sind und Sie auf die Schaltfläche Fertig (in PaperPort Professional Scannen beenden) klicken, wird das Dialogfeld PaperPort – Scannen mit den Objekteigenschaften (Thema, Autor, Schlüsselwörter) eingeblendet. Sie können die Eigenschaften falls erforderlich ändern.
Wenn die beiden Optionen Aufzeichnungsassistent anzeigen und Dokumentname und Merkmale ändern AKTIVIERT sind und die Option Automatisch Schlüsselwörter aus Ordnermerkmalen hinzufügen DEAKTIVIERT ist, können Sie im Dialogfeld PaperPort – Scannen die Felder Thema, Autor und Schlüsselwörter manuell ausfüllen. Es wird nur der Dokumentname angezeigt – ändern Sie ihn, falls gewünscht.
Wenn die Option Aufzeichnungsassistent anzeigen DEAKTIVIERT und die Option Automatisch Schlüsselwörter aus Ordnermerkmalen hinzufügen AKTIVIERT ist, wird das Dialogfeld nicht eingeblendet, aber die Objekteigenschaften werden hinzugefügt. Wenn beide Optionen DEAKTIVIERT sind, wird das Dialogfeld nicht angezeigt und es werden keine Objekteigenschaften hinzugefügt.
Arbeitsschritte
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