Überwachte Ordner – DesktopDelivery

Diese Funktion ist nur in PaperPort Professional verfügbar.

 

DesktopDelivery ist eine Anwendung, die Netzwerkordner und lokale Ordner auf den Eingang bestimmter Dateitypen (z.B. PDF, TIFF, JPEG und MAX) überwacht. Auch E-Mail-Ordner lassen sich auf diese Weise beobachten. Die Anwendung importiert diese Dateien in bestimmte DesktopDelivery-Ordner in PaperPort.

So überwachen Sie Ordner:

1. Klicken Sie im Ordnerbereich auf den zu überwachenden Ordner, und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option DesktopDelivery

   – oder –

   wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Eigenschaften.
    

2. Das Dialogfeld Ordnereigenschaften wird geöffnet. Markieren Sie das Kontrollkästchen Dateien aus einem lokalen oder Netzwerkordner übertragen.

3. Suchen Sie den Ordner, den DesktopDelivery überwachen soll, und klicken Sie auf OK. DesktopDelivery überprüft diesen Ordner nun regelmäßig auf neu eingehende JPEG-, MAX-, PDF- oder TIFF-Dateien.

4. Wenn die importierten Dateien in PDF konvertiert werden sollen, markieren Sie das Kontrollkästchen Dokumente in PDF konvertieren.

5. Bestätigen Sie mit OK

6. Klicken Sie in der Funktionsleiste Extras auf DesktopDelivery .
   Legen Sie im Dialogfeld DesktopDelivery-Manager das Überwachungsintervall und das Verhalten von PaperPort fest.

7. Um einen bereits definierten DesktopDelivery-Ordner oder überwachten Ordner zu ändern, doppelklicken Sie auf das entsprechende Listenobjekt oder markieren Sie es und klicken Sie dann auf Ändern. Im Dialogfeld Ordnereigenschaften können Sie dann die gewünschten Änderungen vornehmen.

8. Wählen Sie gegebenenfalls in der Liste Überprüfungsintervall für Ordner ein anderes Intervall.

9. Unter Nach Dokumentabruf können Sie das gewünschte Verhalten von PaperPort spezifizieren.

10. Bevor Sie auf OK klicken, markieren Sie das Kontrollkästchen DesktopDelivery starten, wenn PaperPort gestartet wird, um die Ausführung des Programms zu ermöglichen.

So überwachen Sie E-Mail-Ordner:

1. Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den DesktopDelivery überwachen soll, und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option DesktopDelivery

   – oder –

   wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Eigenschaften.
    

2. Das Dialogfeld Ordnereigenschaften wird geöffnet. Markieren Sie das Kontrollkästchen Dateien aus E-Mail-Ordner übertragen.
    

3. Wenn auf Ihrem System sowohl Microsoft Outlook als auch Lotus Notes installiert ist, müssen Sie zuerst auswählen, welcher E-Mail-Client überwacht werden soll. Der nächste Schritt hängt davon ab, welcher E-Mail-Client auf Ihrem System verfügbar ist oder welchen Sie ausgewählt haben.

   Microsoft Outlook:
    

4. Wählen Sie Ihr Profil aus. Bestätigen Sie mit OK

5. Wählen Sie einen zu überwachenden E-Mail-Ordner. Bestätigen Sie mit OK

   Lotus Notes:

4. Die Überwachung von Lotus Notes wird von DesktopDelivery immer auf den Standardbenutzer eingestellt. Geben Sie das entsprechende Passwort ein.

5. Wählen Sie einen zu überwachenden E-Mail-Ordner. Bestätigen Sie mit OK

Bei der E-Mail-Überwachung werden die eingehenden, relevanten Anhänge (Formate JPEG, MAX, PDF oder TIFF) in den angegebenen PaperPort-Ordner nur kopiert, nicht verschoben. Wenn die importierten Dateien in PDF konvertiert werden sollen, markieren Sie das Kontrollkästchen Dokumente in PDF konvertieren.

Wenn das Programm eingerichtet und gestartet ist, wird sein Symbol in der Taskleiste angezeigt. Wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, öffnet sich das Kontextmenü des Programms. Wählen Sie Einstellungen, um den DesktopDelivery-Manager zu öffnen. Um das Programm zu schließen und alle Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf Schließen.

DesktopDelivery kann die Dateien in jedem PaperPort-Ordner ablegen. Außerdem können einem überwachten Ordner mehrere DesktopDelivery-Ordner zugewiesen werden.

Hinweis

Wenn Ihr Computer nicht Teil einer Domain ist und Outlook nicht ausgeführt wird, fordert DesktopDelivery möglicherweise Ihr Outlook-Kennwort an.

 

 

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Überwachte Ordner – DesktopDelivery